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在宅勤務時の諸費用の取扱い。

「コロナ収束後を見据えて在宅勤務に関するルールを社内で検討しているところですが、在宅勤務に係る諸費用の取扱いをどうしたらよいか悩んでいます」

テレワークへの関心が高まる中、とくに在宅勤務について、こうした悩みをもっている会社も少なくないようです。規模の小さな会社ではどこまできっちり出来るか難しい点もありますが、まずは在宅勤務に係る諸費用の取扱いの原則を確認しておきましょう。

国税庁のサイトに「在宅勤務に係る費用負担等に関するFAQ(源泉所得税関係)」(令和3年5月31日更新)が掲載されています。

https://www.nta.go.jp/publication/pamph/pdf/0020012-080.pdf

以下、在宅勤務に係る主な費用の取扱いについて見ていくことにします。

(1)在宅勤務手当

在宅勤務に通常必要な費用について、その費用の実費相当額を精算する方法により、会社が従業員に対して支給する一定の金銭にいては、従業員に対する給与として課税する必要はありません。

なお、会社が従業員に在宅勤務手当(従業員が在宅勤務に通常必要な費用として使用しなかった場合でも、その金銭を会社に返還する必要がないもの(例えば、会社が従業員に対して毎月5,000円を渡切りで支給するもの))を支給した場合は、従業員に対する給与として課税する必要があります。

(2)在宅勤務に係る事務用品等の支給

会社が所有する事務用品等(パソコン等)を従業員に貸与する場合には、従業員に対する給与として課税する必要はありませんが、会社が従業員に事務用品等を支給した場合(事務用品等の所有権が従業員に移転する場合)には、従業員に対する現物給与として課税する必要があります。

上記の「貸与」については、例えば、会社が従業員に専ら業務に使用する目的で事務用品等を「支給」という形で配布し、その配布を受けた事務用品等を従業員が自由に処分できず、業務に使用しなくなったときは返却を要する場合も、「貸与」とみて差し支えありません。

(3)在宅勤務に係る環境整備に関する物品の支給

従業員の在宅勤務の環境整備のために会社が所有する物品等(間仕切り、カーテン、椅子、机、空気清浄機等)を従業員に貸与する場合には、従業員に対する給与として課税する必要はありませんが、会社が従業員に環境整備に係る物品等を支給した場合(その物品等の所有権が従業員に移転する場合)には、従業員に対する現物給与として課税する必要があります。

上記の「貸与」については(2)と同様です。

(4)通信費(電話料金、インターネット通信料等)に係る業務使用部分の計算方法

通話料(基本使用料を除く)については、通話明細書等により業務のための通話に係る料金が確認できますので、その金額を会社が従業員に支給する場合には、従業員に対する給与として課税する必要はありません。

基本使用料などについては、業務のために使用した部分を合理的に計算する必要があります。例えば、次の算式により算出したものを会社が従業員に支給する場合には、従業員に対する給与として課税しなくて差し支えありません。

業務のために使用した基本使用料や通信料等=従業員が負担した1カ月の基本使用料や通信料等×(その従業員の1カ月の在宅勤務日数÷該当月の日数)×2分の1

(5)電気料金に係る業務使用部分の計算方法

基本料金や電気使用料については、業務のために使用した部分を合理的に計算する必要があります。例えば、次の算式により算出したものを会社が従業員に支給する場合には、従業員に対する給与として課税しなくて差し支えありません。

業務のために使用した基本料金や電気使用料=従業員が負担した1カ月の基本料金や電気使用料×(業務のために使用した部屋の床面積÷自宅の床面接)×(その従業員の1カ月の在宅勤務日数÷該当月の日数)×2分の1

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